di Cesare Tribuzi
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Come scegliere il software gestionale farmacia?
Come decidere quando è arrivato il momento di cambiare il software gestionale farmacia perché non è più al passo con le necessità operative, anzi è diventato un freno allo sviluppo dell’attività?
Non è facile trovare una soluzione soddisfacente per la gestione farmacia, soprattutto quando sul mercato si trovano molte alternative e tipologie di piattaforme diverse.
Sul mercato sono presenti software gestionali farmacia risalenti agli anni ’80, tuttavia oggi esistono soluzioni innovative più recenti provenienti da un bagaglio di esperienza accumulato in decenni di gestione dell’IT in ambito farmaceutico.
Le società di sviluppo software gestionale farmacia più giovani, spesso estremamente innovative e flessibili, riescono ad adattarsi alle nuove dinamiche, cosa che spesso le software house presenti da anni sul mercato non sempre riescono a sostenere.
Per la scelta del software gestionale farmacia non esiste una ricetta precisa ma, come in una dieta alimentare, ove bisogna identificare il proprio profilo, vi sono delle valutazioni variabili di caso in caso.
Il software gestionale farmacia può aiutare il titolare a fare la differenza tra una farmacia gestita con ordinaria amministrazione ed una più innovativa che utilizza modelli nuovi di gestione orientati alla competitività ed all’efficienza organizzativa.
In questo breve tutorial elenchiamo tre valutazioni che si prospettano all’orizzonte per la scelta di un software gestionale farmacia moderno.
Verranno affrontati i seguenti argomenti:
- Valutazione fattore legislativo e rapporti con SSN
- Valutazione elementi legati al marketing ed analisi strategica
- Valutazione elementi legati all’evoluzione tecnologica
Software gestionale farmacia, Valutazione fattore legislativo e rapporti con SSN
L’aspetto legato ai rapporti con il Servizio Sanitario Nazionale è radicalmente cambiato nel corso dell’ultimo ventennio.
Basti pensare che negli anni ‘80 la quasi totalità dei farmaci venduti in farmacia era rimborsato dal SSN.
Non esistevano le fasce A, B e C, la DPC non era ancora stata inventata e molti prodotti particolari non rientravano nella convenzione, si cita le categorie dei celiaci, nefropatici, diabetici.
I prodotti dispensati dal SSN saranno sempre più erogati tramite procedure Web.
Inoltre, con l’introduzione della ricetta elettronica che si sta sperimentando in alcune Regioni d’Italia, la farmacia dovrà essere connessa efficacemente con Internet, per scambiare informazioni e dati verso il mondo esterno ed alimentare il proprio knowledge.
La prima caratteristica da ricercare in un software gestionale farmacia innovativo è legata all’architettura con cui è stato realizzato.
Bisogna chiedersi fino a che punto il software gestionale farmacia è integrato nativamente con i flussi da e verso gli stakeholder del settore farmaceutico, si cita il grossista, la software house stessa, il MEF, il SSN.
Si dovrà valutare se il Web è totalmente integrato nel software gestionale farmacia oppure necessita di integrazioni esterne, inoltre bisogna chiedersi se i flussi di dati sono in simbiosi con i processi già presenti nel software gestionale farmacia.
Valutazione elementi legati al marketing ed analisi strategica
Come posso analizzare ed impostare le strategie, interpretando correttamente gli scenari competitivi per avere successo e superare le sfide imposte dalla concorrenza?
La farmacia non è più solamente un presidio di utilità sociale e di collegamento tra il SSN e cittadino, ma anche un’impresa ed in quanto tale deve puntare al profitto per essere efficiente ed efficace.
A partire dalla cura della propria clientela, passando per l’immagine, ed arrivare alla propria redditività.
Nell’ultimo decennio la farmacia è cambiata più di quanto non sia avvenuto nel secolo. Sta cambiando inoltre il modo di vedere l’attività da parte del titolare.
Tre importanti fattori sono intervenuti negli ultimi anni nel mondo della farmacia:
- Intorno 2000 è stata introdotta l’innovazione del farmaco generico e delle liste di trasparenza
- Nel 2007 è stato abolito il prezzo al pubblico di SOP e OTC, favorendo lo sviluppo di nuovi canali di vendita come parafarmacie e corner GDO
- Aumento della quantità e della tipologia di prodotti per la salute e benessere della persona in settori quali fitoterapia, omeopatia, cosmetica.
Il farmaco resta il fondamento della farmacia, ma il cliente si pone al centro dell’attenzione ed assume sempre più importanza.
Il fatturato della farmacia della farmacia ben gestita si sbilancia verso categorie merceologiche che hanno bisogno di un approccio completamente diverso dal farmaco SSN, basato sul marketing ed in generale sulla gestione ottimale.
Bisogna chiedersi quindi quanto sia efficace il software gestionale farmacia che si usa per la gestione degli acquisti dai grossisti e dalle industrie, per l’analisi economica del magazzino, delle vendite, del fatturato e quanto siano facilmente accessibili le informazioni necessarie per la corretta valutazione dei fattori indicati.
Diviene quindi elemento chiave conoscere in tempo reale varie informazioni: la marginalità della farmacia nella singola vendita, nel mese, nell’anno, per operatore, e ancora, quanto ruota il magazzino, fino a che punto il software supporta nei percorsi di comunicazione e promozione necessari per fidelizzare maggiormente la clientela.
Valutazione elementi legati all’evoluzione tecnologica
I software gestionali si suddividono in quattro epoche diverse in cui sono stati concepiti:
- 1986 Piattaforme Linux
- 1997 Piattaforme Windows di prima generazione
- 2001 Piattaforme ibride Web
- 2008 Piattaforme in Software as a Service
In ognuna di queste generazioni avremo un software gestionale farmacia consolidato nel tempo che ha mantenuto la struttura di base con cui è stato realizzato e quindi tutti i limiti genetici con cui è nato.
- Un software ben concepito appartenente all’ultima generazione è da tenere in considerazione, prima di decidere quale software gestionale per farmacia utilizzare.
- Un software gestionale di farmacia all’avanguardia, oltre alle normali funzioni ha varie caratteristiche innovative:
- Interfaccia moderna ed usabile con Ribbon per accedere alle risorse in modo immediato se scritto nel mondo Windows
- Ricerche e filtri semplici in uno stile che si avvicina a quello di Excel
- Possibilità di creare layout personalizzati delle maschere per adattare la propria visione nelle attività quotidiane
- Farmacia paperless con archiviazione ottica integrata
- Tariffazione integrata e riconoscimento ottico OCR/ICR/OMR
- Funzioni carte fidelity, gestione email marketing integrata, contabilità integrata per centri di costo
- Pannello di Business Intelligence evoluto e semplice da utilizzare in stile Excel, allo scopo di analizzare velocemente ed in anticipo l’andamento della propria farmacia
- Integrazione con piattaforma di video comunicazione e marketing in farmacia
- Integrazione totale con la piattaforma per il commercio elettronico
- Integrazione con i modelli di farmacia interdipendente
- Ultimo, ma non per importanza, predisposizione per l’utilizzo del software gestionale in farmacia in modalità Software-as-a-Service, con ovvi vantaggi sull’infrastruttura IT e sulla sicurezza dei dati.
Anche software di generazioni precedenti potranno avere caratteristiche simili, ma come per tutti i prodotti la differenza sta nella semplicità di utilizzo, nella facilità di comporre ed accedere alle informazioni di il farmacista ha bisogno.
Queste sono solo alcune considerazioni che possono esser fatte su un tema che non è di semplice trattazione.
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